Accord de traitement des données

Summia traite des données à caractère personnel pour le compte du client, dans le seul but de lui fournir le service Summia. Le présent accord fixe les conditions de ce traitement.

L’accord s’applique pendant toute la durée d’utilisation du service. Il prend fin avec elle, sous réserve des obligations qui lui survivent : suppression des données (article 9) et confidentialité.

Summia ne traite les données que sur instruction documentée du client. L’utilisation du service, ses réglages et le présent accord constituent ces instructions. Si Summia estime qu’une instruction est contraire au RGPD, il en informe le client.

Les données du client ne sont jamais utilisées pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle, ni par Summia, ni par ses sous-traitants.

Les personnes autorisées à accéder aux données s’engagent à en respecter la confidentialité. Leur accès est limité à ce qu’exige leur mission.

Summia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, conformément à l’article 32 du RGPD. Elles sont décrites en annexe 1 et peuvent évoluer, à condition de ne jamais réduire le niveau de protection.

Le client autorise Summia à faire appel aux sous-traitants ultérieurs dont la liste est publiée sur summia.app/securite/sous-traitants.

• Summia informe le client de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l’avance.
• Le client peut s’y opposer pour un motif légitime lié à la protection des données. À défaut d’accord, il peut mettre fin à son utilisation du service.
• Summia impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations au moins équivalentes à celles du présent accord, et reste responsable de leur respect envers le client.

Summia aide le client, dans la mesure du possible :

• à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition) ;
• à réaliser, le cas échéant, une analyse d’impact relative à la protection des données ;
• à consulter l’autorité de contrôle lorsque c’est nécessaire.

En cas de violation de données à caractère personnel, Summia notifie le client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. La notification décrit la nature de la violation, ses conséquences probables et les mesures prises ou envisagées.

À la fin de l’utilisation du service :

• Summia supprime les données du client dans un délai de trente jours ;
• les copies présentes dans les sauvegardes disparaissent au plus tard trente jours plus tard, au fil de leur renouvellement ;
• avant la suppression, le client peut demander à récupérer ses données.

Une donnée n’est conservée au-delà que si la loi l’impose.

Les données sont hébergées en France. Lorsqu’un sous-traitant ultérieur traite des données hors de l’Union européenne, ce transfert est encadré par une décision d’adéquation de la Commission européenne ou par ses clauses contractuelles types. La liste des sous-traitants indique, pour chacun, le lieu du traitement.

Summia met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le client peut faire réaliser un audit, à ses frais, au plus une fois par an et avec un préavis de trente jours, par un auditeur tenu au secret. L’audit ne doit pas compromettre la sécurité ni la confidentialité des données des autres clients.

Le présent accord est soumis au droit français. Il suit les règles de responsabilité et de juridiction prévues par les CGU.

Hébergement

• Les données sont hébergées en région parisienne, chez Scaleway, un hébergeur français certifié ISO 27001.

Cloisonnement

• Chaque compte est isolé au sein même de la base de données.
• Un accès ne s’ouvre que par un partage explicite, vérifié à chaque requête.
• En cas de doute, l’accès est refusé.

Intelligence artificielle

• Pour construire ou modifier un tableau, les modèles d’IA reçoivent la demande, la structure du document et quelques valeurs d’exemple par colonne.
• Pour répondre à une question, ils reçoivent aussi les libellés des lignes et un nombre limité de résultats déjà calculés.
• Ils reçoivent enfin les images et les PDF joints à une demande, ainsi que l’enregistrement des dictées.
• Aucune donnée ne sert à l’entraînement.

Chiffrement

• Les échanges sont chiffrés en transit.
• Les sauvegardes sont chiffrées.

Authentification

• Connexion par mot de passe, code à usage unique ou fournisseur d’identité (Google, Microsoft).
• Les codes sont à durée limitée et conservés sous forme hachée.
• Changer de mot de passe ferme toutes les sessions ouvertes.

Traçabilité

• Chaque modification d’un document est datée et conservée dans un historique qui ne se réécrit pas.
• Chaque partage est journalisé.

Sécurité du développement

• Le code est audité régulièrement selon des règles de sécurité exigeantes.
• Chaque modification passe une batterie de tests automatiques avant sa mise en ligne.

Accès internes

• Les accès aux systèmes de production sont restreints aux seules personnes qui en ont besoin.

La liste à jour est publiée sur summia.app/securite/sous-traitants.